Het opstellen en controleren van verrekenprijsdocumentatie
Wanneer u als Nederlandse ondernemer (ook) buiten uw eigen landsgrenzen werkt, krijgt u te maken met buitenlandse wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld wat betreft belastingen. In dit blog staan we specifiek stil bij het belang van het opstellen van verrekenprijsdocumentatie bij grensoverschrijdende onderlinge relaties tussen Duitsland en Nederland.
De verrekenprijsdocumentatie maakt onderdeel uit van de belastingdocumenten waarover ondernemingen - die grensoverschrijdende onderlinge relaties onderhouden - moeten beschikken. Deze documentatie biedt informatie over de prijzen van goederen, diensten en immateriële activa die tussen gelieerde ondernemingen binnen een groep (ook wel verrekenprijzen genoemd) worden toegepast.
Het belang van verrekenprijsdocumentatie
Om er zeker van te zijn dat uw transacties met gelieerde ondernemingen voldoen aan de internationale belastingwetgeving is het belangrijk dat het opstellen en actualiseren van verrekenprijsdocumentatie volgens de regels gebeurt. De verrekenprijsdocumentatie helpt het risico van belastingverhogende maatregelen in de vorm van schattingen, administratieve sancties en rechtszaken te beperken. Het draagt bovendien bij aan transparantie en naleving van de fiscale wetgeving in beide landen.
Waarborgen van een soepele bedrijfsvoering
Om een soepele bedrijfsvoering tussen Duitsland en Nederland te waarborgen, dient u een uitgebreide verrekenprijsdocumentatie op te stellen. Daarin dient onder andere te worden opgenomen:
- een duidelijke beschrijving van de organisatie en de verdeling van de functies tussen de gelieerde ondernemingen,
- een passende verrekenprijsmethode,
- een uitvoerige onderbouwing met betrekking tot de totstandkoming van de vastgelegde verrekenprijzen, waaronder een vergelijkende analyse,
- jaarrekeningen, overeenkomsten en overige relevante stukken.
Nieuwe regel vanaf 2025
Met ingang van 1 januari 2025 geldt dat de documentatie altijd binnen een termijn van 30 dagen na aankondiging van het boekenonderzoek moet worden verstrekt.Het is daarom verstandig om voor die tijd de behoefte te analyseren en de ontbrekende documentatie op te stellen dan wel de beschikbare documentatie te controleren.
Mogelijke naheffingen, boetes of rechtzaken
Het niet dan wel ontoereikend opstellen van verrekenprijsdocumentatie kan zwaarwegende gevolgen hebben, waaronder naheffingen, boetes en rente en/of rechtszaken. Als de fiscus vaststelt dat de overeengekomen verrekenprijzen niet overeenkomen met de marktprijzen, is deze bevoegd om de prijzen te schatten. Dit kan (aanzienlijke) naheffingen tot gevolg hebben. Bedrijven die de regels inzake verrekenprijzen schenden, kunnen worden geconfronteerd met administratieve sancties en hoge rentes. Ook kunnen bedrijven die de regels niet naleven verwikkelt raken in rechtszaken met de belastingdienst.
Advies op maat
Voor ondernemers met grensoverschrijdende activiteiten is het heel belangrijk om de verrekenprijsdocumentatie te controleren en er zeker van te zijn dat deze voldoet aan de actuele voorschriften en wetgeving in Duitsland en Nederland. Mocht u hulp nodig hebben bij het opstellen of aanpassen van de verrekenprijsdocumentatie, dan staan wij graag voor u klaar. Al 35 jaar helpt STRICK Nederlandse organisaties die zaken willen doen in Duitsland. Neem voor advies of bij vragen contact op met Janina Heek.
