Handelsagent? De belangrijkste regelingen in een agentuurovereenkomst in Duitsland
Regelmatig krijgen wij de vraag of er geen standaard voor agentuurcontracten is. Elke overeenkomst is anders. Dit heeft onder andere te maken met het product, de branche of zelfs het gebied. In dit artikel bespreken we de punten die beslist moeten worden meegenomen in een agentuurovereenkomst.
1. De afbakening van de agentuuropdracht met producten, rayon en klantenkring
Bij een agentuuropdracht is het van belang om vooraf vast te leggen:
- voor welke producten of productgroepen de handelsagent mag/moet bemiddelen,
- of de handelsagent alle potentiële klanten gaat bedienen, of dat er op basis van detailhandel, groothandel, industrie en/of key-accounts wordt gesegmenteerd,
- of de handelsagent eventuele bestaande klanten die vanuit Nederland worden bediend wel of niet gaat benaderen, en of de handelsagent over de verkoop bij deze bestaande klanten ook provisie ontvangt wanneer de klanten niet door de agent zijn geacquireerd.
Ook moet u goed overwegen of u de agent exclusiviteit voor geheel Duitsland wilt verstrekken. Of verstrekt u de exclusiviteit enkel voor een deelstaat of een rayon en gaat u zelf via e-commerce de Duitse markt op? Indien u in het laatste geval exclusiviteit verstrekt, wordt het ingewikkeld wanneer een agent een klant heeft geworven die in het exclusieve gebied van een andere agent is gevestigd. Betaalt u dan dubbele provisie uit?
Daarnaast gelden er afspraken voor bijvoorbeeld (reserve)onderdelen, servicecontracten en vervolgopdrachten als het gaat om gebruiksmateriaal, updates, etc.
2. Provisie van de handelsagent
Wat betreft de provisie en de berekeningsgrondslag, zijn er belangrijke vragen waarover nagedacht moet worden:
- Wat is de provisiehoogte ingeval de agent met de klant een korting overeenkomt.
- Wat gebeurt er als de agent een opdracht heeft bemiddeld die de principaal niet wil of kan accepteren?
- Hoe wordt de provisie berekend als niet 100% van de order wordt geleverd en het factuurbedrag lager is dan het orderbedrag?
- Hoe wordt de maandelijkse afrekening opgesteld en wat houdt deze afrekening allemaal in?
- Hoe kan de agent controleren of de provisie juist is berekend?
- Wat is er aan hand als de klant niet of slechts gedeeltelijk betaalt?
Allemaal legitieme vragen die vooraf beantwoord en voor zover wettelijk toegestaan vastgelegd moeten worden om onderlinge geschillen te voorkomen en helderheid te creëren in de overeenkomst. Dit geeft voor beide partijen een win-winsituatie.
3. Rechten en plichten van de handelsagent
Vervolgens moeten de taken en verantwoordelijkheden van de handelsagent worden vastgelegd. Zo moet duidelijk worden of de agent enkel moet bemiddelen of ook bijvoorbeeld medewerking moet verlenen op beurzen en tentoonstellingen, de klachtenbehandeling op zich moet nemen, kredietinformatie moet inwinnen of onbetaalde rekeningen moet incasseren. Ook zaken als het inschakelen van derden of afwezigheid bij ziekte, vakantie of andere omstandigheden moeten worden omschreven.
4. Klantenvergoeding
Aan het einde van een agentuurovereenkomst heeft de handelsagent recht op een goodwillvergoeding / klantenvergoeding, mits hij het klantenbestand heeft uitgebreid en deze (nieuwe) klanten ook na de agentuurovereenkomst aanzienlijke voordelen opleveren.
Het recht op klantenvergoeding vervalt echter, indien de handelsagent de onderneming niet uiterlijk één jaar na het einde van de overeenkomst heeft medegedeeld dat hij vergoeding verlangt.
Pas wanneer de bovenstaande zaken voor beide partijen helder zijn geformuleerd in de overeenkomst, is het mogelijk om goed samen te werken. Let wel: hoe meer verplichtingen omtrent de manier van functioneren u aan de handelsagent oplegt, hoe groter de kans dat deze agent niet meer als zelfstandige ondernemer, maar als werknemer wordt beschouwd. En dat was nu net niet de bedoeling.
Meer weten over agentuur- en distributieovereenkomsten? Neem contact op met Gisela Surmann, Cathrin van den Hurk of Anja Romijnders.
