Wanneer u als Nederlandse ondernemer een GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) in Duitsland wilt oprichten, denkt u al snel aan zaken als het startkapitaal, notariskosten en het belastingstelsel. Maar één van de meest onderschatte en juridisch bepalende aspecten is het vestigingsadres van deze GmbH.
Het lijkt misschien een formaliteit — maar niets is minder waar: zonder een correct vestigingsadres voldoet uw GmbH niet aan de Duitse wettelijke vereisten en kunt u voor grote juridische en operationele risico’s komen te staan.
Waarom een vestigingsadres onmisbaar is voor een GmbH
Volgens de Duitse wet moet elke GmbH een fysiek adres in Duitsland hebben dat geregistreerd wordt bij het Handelsregister. Dit adres dient als het officiële communicatieloket van uw bedrijf — hier worden juridische documenten, officiële correspondentie en formele kennisgevingen afgeleverd.
Artikel 8 van de Duitse GmbHG (GmbH-wet) bepaalt dat een GmbH pas rechtsgeldig bestaat als er een Duitse vestigingsadres is dat daadwerkelijk bereikbaar is voor officiële dienstverlening (bijv. dagvaardingen en andere stukken).
Het mag dus niet zomaar een willekeurig adres zijn, zoals:
- het woonadres van een Duitse medewerker
- het privéadres van een handelsagent
- een postbus of een niet-functionerende mailbox
Zulke adressen voldoen niet aan de wettelijke eisen voor ontvangstmogelijkheid van officiële post en documenten — zelfs als het op papier lijkt te kunnen.
De valkuil van een adres bij een medewerker of agent
Sommige Nederlandse ondernemers proberen kosten te besparen door het vestigingsadres van de GmbH te registreren op het woonadres van een Duitse medewerker of handelsagent. Dat lijkt op het eerste gezicht handig — maar het kan juridisch gevaarlijk zijn:
-
Geen controle over post en documenten
Als officiële stukken niet tijdig worden doorgestuurd of ontvangen, loopt de GmbH het risico op verstekvonnissen zonder dat u het weet. - Organisatieplicht als directeur
De Duitse rechter stelt dat het tot de organisatieverplichting van de GmbH-directeur behoort om te zorgen dat officiële stukken daadwerkelijk aankomen bij het bedrijf. Een medewerker of agent die niet (meer) betrokken is, kan dat niet garanderen. - Grote gevolgen bij miscommunicatie
Wat eerst een kostenbesparing lijkt, kan snel uitgroeien tot een serieuze risicopost met hoge consequenties — denk aan gemiste deadlines, boetes of zelfs juridische procedures die u niet tijdig kunt tegenhouden.
Wat maakt een geldig vestigingsadres?
Voor een GmbH moet het vestigingsadres voldoen aan de volgende vereisten:
- Fysiek adres in Duitsland
De vestigingsplaats moet daadwerkelijk in Duitsland liggen en geregistreerd worden bij het Handelsregister. - Bereikbaarheid voor officiële correspondentie
Er moet iemand verantwoordelijk zijn om officiële post en documenten daadwerkelijk in ontvangst te nemen en door te spelen aan de GmbH-leiding. - Geen postbus of virtueel adres (zonder ontvangstmogelijkheid)
Een postbusadres of alleen een mailbox voldoet niet: het moet een adres zijn waar service mogelijk is volgens Duitse normen.
Dit betekent een vestigingsadres voor uw GmbH
Een vestigingsadres is meer dan een regel op papier; het is een juridische voorwaarde voor de inschrijving van de GmbH én het starten van uw Duitse onderneming. Het adres bepaalt onder meer:
- Of de GmbH rechtsgeldig kan worden ingeschreven
- Hoe en waar officiële documenten worden ontvangen
- Bij welke lokale belastingautoriteit en handelsregister de GmbH is ingeschreven
Zonder correct adres kunt u simpelweg niet verder met andere belangrijke stappen — zoals het openen van een Duitse bankrekening of het aanvragen van belastingnummers.
Professionele ondersteuning maakt het verschil
Wilt u een GmbH oprichten in Duitsland, maar weet u niet zeker of uw vestigingsadres aan alle wettelijke eisen voldoet? Of denkt u erover om een optie zoals een bedrijfsadres via een medewerker of agent te gebruiken?
Bij STRICK Rechtsanwälte & Steuerberater hebben we ruime ervaring met het regelen van juridisch correcte vestigingsadressen die voldoen aan de Duitse regelgeving en praktische eisen. Wij begeleiden u bij uw GmbH van A tot Z en kunnen u verder ondersteunen bij:
- Het faciliteren van het vestigingsadres en inschrijving in het Handelsregister
- Juridische afstemming en documentatie
- Begeleiding naar andere oprichtingsstappen zoals bankrekening, notaris en belastingregistratie
Zo voorkomt u dure fouten en zorgt u dat uw GmbH op een solide juridische basis staat.
